Manter a documentação contábil e fiscal organizada é essencial para garantir a conformidade legal e evitar complicações durante as fiscalizações. A seguir, destacamos os principais documentos que devem ser mantidos em ordem:
1. Notas Fiscais
As notas fiscais são fundamentais para comprovar as transações comerciais da empresa. Elas incluem:
Manter um arquivo digital organizado dessas notas é crucial para facilitar o acesso e a apresentação durante uma fiscalização.
2. Livros Contábeis e Fiscais
A legislação brasileira exige que as empresas mantenham certos livros contábeis e fiscais atualizados:
Esses livros podem ser mantidos em formato digital, desde que atendam às normas do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).
3. Documentos Trabalhistas e Previdenciários
Para empresas com funcionários, é essencial manter organizados os seguintes documentos:
A organização desses documentos é vital para evitar penalidades em caso de auditorias trabalhistas.
4. Declarações e Obrigações Acessórias
As empresas devem apresentar regularmente diversas declarações fiscais e contábeis, tais como:
Manter cópias dessas declarações e os comprovantes de envio é fundamental para comprovar a regularidade fiscal da empresa.
5. Contratos e Documentos Legais
Além dos documentos fiscais e contábeis, é importante organizar:
Conclusão
A organização e a manutenção adequada dos documentos empresariais são práticas indispensáveis para assegurar a conformidade legal e evitar problemas durante fiscalizações. Investir em sistemas de gestão documental e estabelecer rotinas de arquivamento e revisão periódica dos documentos são medidas que contribuem significativamente para a saúde fiscal e contábil da empresa.