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DCTFWeb: O que Muda em 2025 e Como Preparar Seus Clientes para a Nova Exigência

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A partir de janeiro de 2025, a Receita Federal implementou mudanças importantes na forma como as empresas declaram e recolhem tributos federais. A tradicional Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) foi oficialmente substituída pela DCTFWeb, e a mudança atinge todos os contribuintes, inclusive os optantes pelo Simples Nacional com folha de pagamento.

Essa transição faz parte de um movimento de modernização do sistema fiscal brasileiro e exige atenção redobrada dos contadores. A adaptação aos novos processos é essencial para manter os clientes em conformidade e evitar riscos tributários.

O que mudou com a DCTFWeb em 2025?

1. Fim da DCTF tradicional
A DCTF elaborada no Programa Gerador da Declaração (PGD) foi descontinuada. A partir de 2025, todas as declarações de débitos e créditos tributários devem ser transmitidas exclusivamente por meio da DCTFWeb, uma plataforma que integra os dados do eSocial, EFD-Reinf e do novo Módulo de Inclusão de Tributos (MIT).

Com isso, o contador precisa se adaptar a um modelo mais automatizado e centralizado, com menos espaço para ajustes manuais e mais exigência de precisão nas obrigações acessórias vinculadas.

2. Inclusão do Simples Nacional com folha
Empresas optantes pelo Simples Nacional que possuem empregados agora estão obrigadas a transmitir a DCTF Web mensalmente. Essa exigência já era válida para empresas de outros regimes, mas agora se estende também a pequenos negócios, que passam a declarar suas contribuições previdenciárias via DCTFWeb com base nas informações do eSocial.

Na prática, isso representa uma mudança significativa na rotina de contadores que atendem MEIs e microempresas, exigindo mais organização nos processos de fechamento da folha e apuração de encargos.

3. Novo prazo de entrega
Com a nova DCTFWeb, o prazo de entrega da declaração passou a ser até o dia 25 do mês seguinte à ocorrência dos fatos geradores. Se o dia 25 cair em final de semana ou feriado, o prazo é automaticamente prorrogado para o próximo dia útil.

Esse novo calendário exige ajustes no fluxo de trabalho dos escritórios de contabilidade, que precisam fechar a folha e revisar os dados com maior agilidade para não perder o prazo.

4. Inclusão de tributos via MIT
O Módulo de Inclusão de Tributos (MIT) permite a inclusão na DCTFWeb de tributos que não vêm automaticamente do eSocial ou da EFD-Reinf, como IRPJ e CSLL. O objetivo é tornar a DCTFWeb um ambiente completo para consolidação das informações fiscais, eliminando a antiga DCTF do PGD.

Com essa novidade, o contador precisa ter domínio sobre todas as bases de cálculo utilizadas no MIT e revisar se os tributos estão sendo apurados corretamente.

Como isso impacta a rotina do contador?
As mudanças trazidas pela DCTFWeb impactam diretamente o fluxo de trabalho de escritórios contábeis, especialmente os que atendem empresas pequenas. Algumas exigências práticas incluem:

• Adaptação de processos internos: será necessário revisar o fluxo de fechamento da folha, cruzar dados entre sistemas e verificar divergências antes da transmissão da declaração.
• ​​​​Capacitação técnica: dominar a DCTFWeb exige estudo, familiaridade com a plataforma e atenção às integrações com eSocial, Reinf e MIT.
• Organização de prazos: o prazo fixo até o dia 25 do mês seguinte exige disciplina e planejamento para evitar atrasos.
• Orientação consultiva ao cliente: muitos clientes do Simples Nacional sequer sabem o que é a DCTFWeb. Cabe ao contador explicar a obrigatoriedade, os riscos de não declarar e a importância de enviar os dados da folha corretamente e no prazo.

Como preparar seus clientes para a nova exigência

• Comunique de forma clara: informe seus clientes sobre a nova obrigação e os impactos práticos para a empresa, sem termos técnicos desnecessários.
• Reforce a importância de prazos e documentos: combine datas de envio da folha, movimentações de funcionários e pagamentos.
• Atualize o cadastro dos clientes: certifique-se de que todas as informações estão corretas no eSocial, EFD-Reinf e demais sistemas integrados.
• Reveja seu sistema contábil: verifique se a ferramenta que você utiliza já está adaptada à nova realidade da DCTFWeb e oferece integração completa com os ambientes do governo.
• Monitore a transmissão: tenha um processo de controle para garantir que todas as declarações foram enviadas e recepcionadas corretamente pela Receita.

A obrigatoriedade da DCTFWeb para todos os contribuintes, inclusive os do Simples Nacional com folha, marca uma nova etapa no processo de digitalização das obrigações fiscais. Para o contador, o desafio está em se adaptar rapidamente, orientar os clientes de forma clara e manter os dados organizados e consistentes entre sistemas. Com preparo, organização e a tecnologia certa, é possível transformar essa exigência em um diferencial competitivo — e não em uma dor de cabeça mensal.